{"id":109363,"date":"2022-01-24T07:51:56","date_gmt":"2022-01-24T10:51:56","guid":{"rendered":"https:\/\/tierramarillano.cl\/?p=109363"},"modified":"2022-01-24T07:51:56","modified_gmt":"2022-01-24T10:51:56","slug":"gestor-documental-plataforma-ahorra-millones-a-las-empresas-almacenando-documentos-electronicos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tierramarillano.cl\/newweb\/2022\/01\/24\/gestor-documental-plataforma-ahorra-millones-a-las-empresas-almacenando-documentos-electronicos\/","title":{"rendered":"Gestor documental: Plataforma ahorra millones a las empresas almacenando documentos electr\u00f3nicos"},"content":{"rendered":"

Hoy en d\u00eda, terminar con el uso del papel es de suma importancia, no solo para ayudar al cuidado del planeta, sino que para la creaci\u00f3n, revisi\u00f3n, almacenamiento, b\u00fasqueda, organizaci\u00f3n y publicaci\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos dentro de una empresa. \u00bfCu\u00e1nto ahorran las empresas y qu\u00e9 beneficios trae?<\/em><\/strong><\/p>\n

El sistema de gesti\u00f3n documental, tambi\u00e9n conocido document management system (DMS), es un conjunto de operaciones y t\u00e9cnicas que a trav\u00e9s de procesos de tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n, simplifican y aceleran la administraci\u00f3n de flujos de documentos, parte de los procesos de negocio de una empresa, a trav\u00e9s de la creaci\u00f3n, revisi\u00f3n, almacenamiento, b\u00fasqueda, organizaci\u00f3n y publicaci\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos.<\/p>\n

Dentro de la transformaci\u00f3n digital de las empresas, los sistemas de gesti\u00f3n documental son una gran herramienta que permiten manejar la gran cantidad de informaci\u00f3n que generan actualmente las compa\u00f1\u00edas, lo que ha dejado a los antiguos sistemas de almacenamiento manual obsoletos.<\/p>\n

Para Arnoldo Brethauer, Gerente de Desarrollo de Negocios de IDOK (https:\/\/idok.cl\/<\/a>), empresa que ayuda a modelar, implementar, gestionar y optimizar sus procesos de negocio y operativos, \u201cla informaci\u00f3n en estos sistemas se encuentra centralizada y est\u00e1 al alcance de todos los que tengan acceso a ella. Adem\u00e1s, con respecto al almacenamiento y gracias a la explosi\u00f3n de los servicios en la nube, puedes almacenar de forma ilimitada informaci\u00f3n con tecnolog\u00edas que permiten hacer b\u00fasquedas simples y avanzadas disminuyendo significativamente el tiempo de la operaci\u00f3n\u201d.<\/p>\n

Dentro de los casos de \u00e9xito del gestor documental en el mundo se encuentra un grupo empresarial asi\u00e1tico que report\u00f3 una disminuci\u00f3n del 80% del tiempo entre la creaci\u00f3n y el cierre de contratos. Por otro lado, una filial de servicios financieros de un grupo automotriz europeo redujo en un 30% los costos de an\u00e1lisis y aprobaci\u00f3n de cr\u00e9ditos.<\/p>\n

Para IDOK dentro de los grandes beneficios que trae el gestor documental hacia las empresas se encuentran los cuantitativos y los cualitativos:<\/p>\n

–\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Cuantitativo:<\/strong> Dentro de los beneficios m\u00e1s evidentes se encuentran los costos directos como el ahorro de papel, tinta y cualquier insumo de impresi\u00f3n o de espacio de almacenamiento de documentos. Por otro lado, est\u00e1 la disminuci\u00f3n de las horas que se usa para imprimir, escanear, almacenar y destruir el papel, as\u00ed como el despacho v\u00eda servicios de mensajer\u00eda.<\/p>\n

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Todo esto se relaciona directamente con el aumento de los ingresos para la empresa, por ejemplo, en el \u00e1rea de ventas donde el personal administrativo se demoraba una cierta cantidad de tiempo en arreglar los papeles y firmarlos, ya no debe hacerlo, siendo liberado ese tiempo para dedicarse a su trabajo: vender<\/p>\n

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–\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Cualitativo:<\/strong> Estos beneficios van desde los errores por ingresos que hay que hacer manualmente, hasta la velocidad del cierre de negocios, lo cual con el gestor documental es m\u00e1s r\u00e1pido, generando ventajas frente a los competidores.<\/p>\n

Por otra parte, la experiencia del usuario es mejor porque recibe documentos m\u00e1s amigables, y con esta innovaci\u00f3n es posible para los colaboradores trabajar de manera remota y colaborativa. Adem\u00e1s, la implementaci\u00f3n de este sistema trae consigo una ayuda al medio ambiente, ya que cada vez est\u00e1n siendo m\u00e1s importante los est\u00e1ndares ESG (Medioambiente, Sostenibilidad y Gobernabilidad) cada vez m\u00e1s relevantes para las empresas, y tambi\u00e9n crecientemente premiadas por el mercado, en el caso de compa\u00f1\u00edas listadas en bolsa.<\/p>\n

Bajo este contexto, supongamos el caso de una empresa de tama\u00f1o mediano con ventas de $1.000 millones de pesos anuales y un 10% de margen de utilidad, es decir, utilidades de $100 millones de pesos al a\u00f1o. Esta empresa cierra 10 negocios diarios con un documento de 10 p\u00e1ginas por cada cierre de negocio.<\/p>\n

De acuerdo con est\u00e1ndares de la industria, esta empresa destinar\u00eda aproximadamente 20 millones anuales en insumos, horas hombre de personal de ventas y despacho. Esto por el lado de los costos directos e indirectos. De hecho, solamente en costos directos de impresi\u00f3n (papel, tinta, reparaci\u00f3n y mantenci\u00f3n) ser\u00edan $10 millones de pesos. Adicionalmente, siendo conservadores y usando la mitad del est\u00e1ndar de 10%, con un 5% del tiempo total de RRHH, que el personal de ventas antes ocupaba en gestionar documentaci\u00f3n en forma manual, lo dedica a ventas. Lo anterior le implicar\u00eda un incremento de ventas de $50 millones de pesos anuales.<\/p>\n

Implementar un sistema de gestor documental mantendr\u00e1 la continuidad del negocio al tener los procesos siempre funcionando, ya que esto reduce el riesgo de perder datos y asegura el flujo de documentos al tenerlos en l\u00ednea.<\/p>\n

Acerca de:<\/strong> IDOK (https:\/\/idok.cl\/<\/a>) es una empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gesti\u00f3n, identificaci\u00f3n digital y firma electr\u00f3nica de personas, empresas y organizaciones. Desarrollamos productos y soluciones adaptadas a los nuevos escenarios de acci\u00f3n en Chile y Latinoam\u00e9rica \t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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