Por Diego González, Subgerente de Innovación y Desarrollo de IDOK
¿Qué tienen en común la manera en que nos relacionamos con nuestros amigos, familias y colegas, la forma y el lugar en que realizamos nuestros trabajos, cómo nuestros hijos asisten a clases y cómo nos abastecemos de alimentos, ropa e incluso electrodomésticos? Que un día de marzo del 2020 dejaron de hacerse como los conocimos la mayor parte de nuestras vidas y se reformaron – más por obligación que evolución – pasando a un formato que nadie esperaba ni mucho menos estaba preparado.
Producto de la crisis y las restricciones sanitarias impuestas para frenar el aumento de los casos positivos, nos vimos obligados a modificar cómo hacíamos prácticamente toda nuestra vida, desde nuestras juntas con amigos hasta cómo comprar una lechuga, incluyendo, obviamente, cómo y dónde realizamos nuestros trabajos.
Esto trajo una nueva realidad – ‘normalidad’ le llamaron mediáticamente – que motivó a los trabajadores y, en especial, a las empresas a tomar la decisión de priorizar la digitalización de sus procesos e implementar herramientas que les permitan realizar sus labores a distancia.
Tanto fue el impacto que, según la consultora HR Buro, el 100% de las entrevistas de trabajo en 2021 se hicieron de manera virtual y una gran cantidad de estos nuevos trabajadores iniciaron sus labores con teletrabajo; algunos incluso desde fuera de la ciudad de origen de la empresa en cuestión, y todo esto gracias a la digitalización de los trámites.
Estos cambios en la modalidad de trabajo han provocado escenarios en los que es necesario el uso generalizado de herramientas que antes eran de nicho, como la firma electrónica de documentos. Esto ha impactado particularmente a los procesos que se refieren a la contratación de personal; trámites que por lo general involucran gran cantidad de documentación y que antes de la pandemia requerían la presencia física de todas las partes involucradas. Es aquí donde la firma electrónica y su integración aligera estos procesos tanto para la empresa como para el contratado, entregando mayor flexibilidad y rapidez en la ejecución, ya que permite a las personas firmar desde cualquier lugar y desde múltiples dispositivos sin la necesidad de asistir de manera presencial. Todo esto sin dejar de lado los diversos beneficios que brinda a la empresa: económicos, de seguridad y de ahorro de tiempo, que al realizarse de manera presencial no eran posibles.
Por lo tanto, desde mi experiencia y sustentado plenamente por la de nuestros clientes, no es posible negar que la firma electrónica ha llegado a facilitar y ayudar a las empresas de todos los rubros con este trámite que tiende a ser complicado.
Esta herramienta, por supuesto, cuenta con la misma validez legal que la realizada sobre los documentos en papel, que la convierte en una necesidad vital para las empresas, ya que, además de disminuir el tiempo y los costos al automatizar los procesos, puede incluso provocar un incremento en la productividad, al permitir la carga y firma masiva de documentos, entre tantos otros beneficios.
Su implementación es una decisión que hoy las empresas deben tomar para subirse de manera exitosa a este carro de la transformación tecnológica.
